5 เครื่องมือการสื่อสารในออฟฟิศที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

จะอีเมล์หรือโทรไปบอกดี? 5 เครื่องมือการสื่อสารในออฟฟิศที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เคยส่งอีเมล์ไปเป็นสิบครั้งให้กับลูกค้าออฟฟิศข้าง ๆ ทั้ง ๆ ที่ถ้าแค่ยกหูถาม 10 วินาทีก็น่าจะได้เรื่องแล้วหรือเปล่า? เรื่องแบบนี้เกิดกับองค์กรพีอาร์และมาร์เกตติ้งเป็นประจำนั้นแหละ

หนังสือรางวัลเล่มใหม่ของ Joe O’Neill ชื่อ The Dog สาธยายความสัมพันธ์ระหว่างเจ้านายและลูกน้อง เขาบอกว่าลูกน้องมักเครียดทุกครั้งที่ต้องส่งเมล์หาเจ้านายเพราะไม่เห็นอวัจนภาษาที่เจ้านายส่งออกมาระหว่างอ่านอีเมล์ ทั้งนี้การส่งอีเมล์กับการยกหูโทรมีการใช้และบริบทที่แตกต่างกัน คร่าว ๆ หากเป็นเรื่องจริงจังและต้องการหลักฐาน ควรใช้อีเมล์แต่ถ้าเป็นเรื่องต้องการการตอบสนองทันทีก็ควรใช้โทรศัพท์ วันนี้เราลองมาสำรวจสถานการณ์อย่างละเอียดดูว่าตอนไหนควรใช้อะไรและเรามีวิธีการสื่อสารกี่ทางกันบ้าง

โซเชียลมีเดียทำงานได้ดี

หากต้องการความเป็นกันเอง การไปคอมเมนต์ในบล็อกหรือโซเชียลมีเดียเป็นทางที่ดีที่สุดในการสร้างความสัมพันธ์ นอกจากนี้หากอยากให้ข้อความที่ส่งเป็นความลับก็สามารถคุยหลังไมค์กันได้ ข้อดีของการสื่อสารแบบนี้ทำให้คุณติดต่อเขาได้โดยตรงและดูได้ว่าเขาได้รับข้อความหรือยัง แต่ข้อเสียคือคุณอาจไม่ได้รับการตอบสนองทันที

การส่งข้อความ (text) ได้ผลดีเมื่อ…

คุณมีความสัมพันธ์ที่ดีแล้วและจัดระบบการทำงานลงตัว เหมาะแก่การใช้เมื่อไม่ต้องการกดดันผู้รับสารมากนักและอยากให้เขารู้สึกเป็นกันเอง อย่างไรก็ตาม อย่าคาดหวังความเป็นส่วนตัวจากการสื่อสารแบบนี้มันช่วยให้คุณรู้สึกแค่เป็นการสื่อสารออฟไลน์ที่ไม่มีคนเห็นมากนักแต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเป็นส่วนตัว

ส่งอีเมล์ต่อเมื่อ…

คุณไม่ต้องการการตอบรับทันที อาจจะเป็นการส่งกำหนดการหรือการแจ้งเดธไลน์ให้ทราบ นอกจากนั้นยังเป็นตัวเลือกที่ดีในการอัพเดทความคืบหน้าของโปรเจกต์หรือรับฟีตแบคจากพนักงาน อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันบริษัทนิยมใช้อีเมล์มากเกินไปซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารที่สร้างความอับอายและทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ

โทรศัพท์จะมีประโยชน์มาก ๆ เมื่อ…

เป็นการพูดคุยตกลงกันก่อนส่งอีเมล์คอนเฟิร์มอีกครั้ง การพูดคุยก่อนถือเป็นมารยาทที่ดีและทำให้การส่งอีเมล์ไม่ดูเป็นการมัดมือชกมากเกินไปนัก ยิ่งหากคุณกำลังจะส่งข่าวร้ายให้พวกเขา คุณควรโทรคุยก่อนเพื่อสร้างความเข้าใจอันดีแล้วค่อยส่งอีเมล์เพื่อเป็นหลักฐานสิ่งที่พูดกัน

นัดเจอกันเมื่อ…

ข้อมูลที่จะพูดซับซ้อนมากเกินกว่าจะส่งเป็นข้อความ หรือจะใช้ตอนที่คุณพยายามสร้างความสัมพันธ์หรือต้องการความน่าเชื่อถือ มีบางคำที่จะช่วยให้คุณประชุมได้เก่งกาจขึ้น เช่น ดีมาก เอาเลย เริ่มกันเถอะ และเรามาคุยกันดีกว่า อย่างไรก็ตาม การพูดคุยส่วนตัวนั้นควรนัดนอกเวลางาน ในร้านอาหารหรือร้านกาแฟเพื่อให้เกิดบรรยากาศสบาย ๆ ไม่เคร่งเครียด

ข้อมูลและรูปภาพ : http://www.marketingoops.com/exclusive/how-to/communication-tools/